Cara Membuat Surat Perjanjian Kerjasama Sponsorship

Biasanya jika disuatu tempat sedang terselenggara sebuah acara besar sering kita temukan terdapat tulisan sponsor baik berupa spanduk maupun bendera. Seperti halnya yang pernah penulis alami, tatkala penulis mengadakan suatu event bersama teman-teman dilingkungan tempat tinggal penulis. Salah satu acara supaya acara tersebut terlihat meriah sekalgus juga untuk mendapat biaya tambahan, maka para panitia event tersebut berinisiatif untuk bekerjasama dengan para sponsor guna menambah semaraknya acara event tersebut.

Dalam pembuatan event proses administrasi surat menyurat sangatlah penting, terutama membuat surat perjanjian kerjasama sponsorship. Apalagi sponsorship yang bayar setelah event, dan surat menyurat ini tidak hanya sponsorship yang bayar dibelakang. Tapi dibutuhkan juga untuk laporan penyeleanggaraan sebagai pertanggung jawaban dan bukti event. Disini penulis coba untuk menampilkan contoh perjanjian event walaupun sederhana semoga bisa menjadi bahan contoh tatkala anda ingin membuat surat perjanjian kerjasama sponsorship.

A. Sponsor Utama:

Adalah pihak instansi atau perusahaan yang bersedia mendanai 100% dari seluruh dana kegiatan yang dibutuhkan (sebesar Rp. 109.752.500,-). Adapun kompensasi yang kami berikan berupa:

1. Pencantuman logo instansi atau perusahaan pada berbagai media publikasi dan atribut kegiatan, meliputi: iklan pada media, spanduk, banner, pamflet pada tempat-tempat strategis, kaos, ID Card.
2. Penyediaan space counter di lokasi kegiatan.
3.  Pemasangan bendera berlogo dan nama instansi/perusahaan di lokasi kegiatan.
4. Penyebutan nama sponsor pada pelaksanaan kegiatan.

B. Sponsor Madya:

Adalah pihak instansi atau perusahaan yang bersedia mendanai 50% dari seluruh dana kegiatan yang dibutuhkan (sebesar Rp. 54.876.250,-). Adapun kompensasi yang kami berikan berupa :

1. Pencantuman logo instansi atau perusahaan pada beberapa media publikasi dan atribut kegiatan, meliputi: iklan pada media, spanduk, banner, pamflet pada tempat-tempat strategis, kaos, ID Card.
2. Pemasangan bendera berlogo dan nama instansi/perusahaan di lokasi kegiatan.
3. Penyebutan nama sponsor pada pelaksanaan kegiatan

C. Sponsor Pendukung:

Adalah pihak instansi atau perusahaan yang bersedia mendanai 20 % dari seluruh dana kegiatan yang dibutuhkan (sebesar Rp. 21.950.500,-). Adapun kompensasi yang kami berikan berupa:

1. Pencantuman logo/instansi pada spanduk kegiatan pada tempat-tempat strategis, kaos dan ID Card.
2. Pemasangan bendera berlogo dan nama instansi lokasi kegiatan.
3. Penyebutan nama sponsor pada pelaksanaan kegiatan.

D. Sponsor Pelengkap:

Adalah pihak instansi atau perusahaan yang bersedia mendanai 10% dari seluruh dana kegiatan yang dibutuhkan (Rp. 10.975.250,-). Adapun kompensasi yang kami berikan berupa:

1. Pencantuman logo/ nama instansi pada kaos dan ID Card.
2. Penyebutan nama sponsor pada saat ice break.

E. Sponsor Partisan

Adalah pihak instansi atau perusahaan yang bersedia mendanai pembuatan salah satu dari atribut kegiatan. Kompensasi berupa pencantuman logo pada salah satu atribut kegiatan beserta dengan logo sponsor lain, dengan rincian sebagai berikut:

• Spanduk : Rp 3.240.000,-
• Banner : Rp 1.462.500,-
• Pamflet : Rp 300.000,-
• ID Card : Rp 350.000,-

Dari kelima penawaran kerjasama di atas, bagi instansi atau perusahaan instansi yang tertarik mensponsori kegiatan ini, maka dari pihak panitia bersedia melakukan audiensi dan penandatanganan surat kerjasama dengan pihak sponsor selambat-lambatnya minggu terakhir bulan September 2014.

Keterangan:
- Media publikasi akan ditampilkan selambat-lambatnya minggu ke IV bulan November 2014 dan akan terpasang selama kegiatan berlangsung.


Mamuju, 30 Juni 2014

Panitia Pelaksana
...........................................

Ketua




WEDRIANOV

Sekretaris




MASWAWAN

­­SURAT PERJANJIAN SPONSORSHIP

Yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : …………………………………………………………………………….
Jabatan : …………………………………………………………………………….
Instansi : …………………………………………………………………………….
Alamat : …………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
Adalah bertindak untuk dan atas nama instansi/ perusahaan/ lembaga, selanjutnya disebut Pihak I

2. Nama : …………………………………………………………………………….
Jabatan : …………………………………………………………………………….
Instansi : …………………………………………………………………………….
Alamat : …………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
Adalah bertindak untuk dan atas nama Panitia Pelaksana ......................., selanjutnya disebut pihak II.

Pada hari ini..................., tanggal........, bulan…….............., tahun……………telah sepakat
untuk mengadakan hubungan kerjasama dalam rangka ikut mendukung penyelenggaraan
kegiatan .................................................... dengan kesepakatan sebagai berikut:
1. Pihak I bersedia mendukung Pihak II sebagai sponsor : (beri tanda x)
ÿ Sponsor Tunggal.
ÿ Sponsor Madya.
ÿ Sponsor Pendukung.
ÿ Sponsor Pelengkap
ÿ Sponsor Partisan.

2. Dukungan dalam bentuk :
2.1. Produk Perusahaan berupa...... .....…................... .....sebanyak................buah/unit.
2.2. Hadiah/merchandise berupa.. ............... .....................sebanyak................buah/unit.
2.3. Dana/uang tunai sebesar Rp...... ...………………………………………………………
(terbilang...........................................................................................................................)
2.4. Lain-lain.................................................................sebanyak........................buah/unit

3. Atas ketersediaan pihak I pada butir (1), pihak II memberikan fasilitas sesuai dengan bentuk Sponsorship tersebut di atas.

4. Seluruh bentuk partisipasi dari pihak I harus: tidak mengandung SARA, bersifat halal/resmi, punya daya guna dan tidak mengandung zat-zat yang berbahaya bagi manusia dan lingkungan sekitar.
5. Pihak II berhak memeriksa dan meneliti tentang bentuk partisipasi dari pihak I.

6. Pihak II tidak bertanggungjawab terhadap kualitas dan keamanan produk - produk di luar yang telah dikonfirmasikan oleh pihak I melalui surat perjanjian ini.

7. Surat perjanjian ini berlaku hingga hari …………, tanggal ….., bulan…….……….…, tahun………

8. Hal-hal yang belum tercantum dalam surat perjanjian ini akan dimusyawarahkan oleh kedua belah pihak hingga dicapai kesepakatan.


Pihak I Pihak II





(…………………………...……………) (………………………………………….)